Come funziona lo scadenzario e come si utilizza sul software gestionale in cloud di prima nota cassa.


 

Buongiorno e benvenuti ai contenuti help di PrimaNota by  

In questa sessione ci occuperemo di illustrare il funzionamento dello scadenzario.

Iniziamo eseguendo il Login nella nostra area riservata, clicchiamo sul pulsante "Prima nota" nel pannello in alto e successivamente sulla voce "Scadenzario"

 

Compare subito una schermata particolare, che ,in realtà, è esattamente l'elenco dei movimenti in scadenza inseriti. Per ovvie ragioni, al primo accesso la schermata sarà vuota perché non abbiamo ancora eseguito nessuna registrazione.

 

 

Inseriamo un nuovo movimento cliccando il pulsante "+", compare subito la schermata di profilazione nella quale andremo ad inserire i dati che vogliamo registrare

 

E' la stessa identica procedura dell'inserimento di un nuovo movimento solo che in questo caso compare solo nello scadenzario.

Qualora volessimo inserirlo in Prima nota basta cliccare l'apposito pulsante alla destra della registrazione 

 

Nell'evenienza è possibile modificare le registrazioni o cancellarle cliccando rispettivamente sui pulsanti "matita" e "cestino" in basso

E' inoltre possibile stampare l'elenco cliccando direttamente il tasto "stampante"

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Suffissi documenti: come inserirli nel software in cloud di prima nota cassa.


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Effettuiamo il Login ed entriamo nella nostra area operativa.

Facciamo un click su "Amministrazione" (in alto), portiamo il cursore del mouse sulla voce "Contabilità" e selezioniamo infine la voce "Suffissi documenti"

 

 

Compare subito una schermata particolare, che, in realtà, è esattamente l'elenco delle voci inserite. Per ovvie ragioni, al primo accesso la schermata sarà vuota perché non abbiamo ancora eseguito nessuna registrazione.

 

 

Inseriamo un nuovo "record" cliccando il pulsante "+" in basso a sinistra, compare subito una piccola schermata di profilazione nella quale andremo ad inserire i dati che vogliamo registrare.

 

Scriviamo in maniera generale il suffisso che desideriamo inserire (alcuni esempi: "/Bis" per le fatture di stesso numero, "PA" per le fatture di Pubblica Amministrazione, "Lab" per le fatture emesse dal laboratorio ecc ecc.

Clicchiamo il pulsante "Salva" per salvare e "Annulla" per uscire dalla schermata senza salvare.

Qualora dovesse cambiare la situazione nessun problema, possiamo modificare e/o eliminare le registrazioni in essere cliccando sugli appositi pulsanti.

I suffissi inseriti potranno essere ulteriormente configurati, associati a utenti specifici nella sezione "Gestione utenti" (Amministrazione>Configurazione>Gestione utenti>Suffissi) e potranno essere selezionati durante la creazione delle fatture e degli altri documenti

 

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Come cambiare azienda nel software in cloud di prima nota cassa.


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Non è raro utilizzare PrimaNota per curare la gestione di diverse aziende, di conseguenza è stato richiesto da diversi utenti un articolo che spiega come cambiare azienda in modo facile, diretto, automatico, bypassando procedimenti tediosi di entrata/uscita.

Effettuando il Login su PrimaNota con nostra email e password, il sistema già ci propone che azienda selezionare. Bene, in questa sessione ci occuperemo di come cambiare azienda nel momento in cui siamo già entrati nella nostra area operativa.

 

Facciamo uno zoom in alto a destra della schermata per inquadrare meglio dov'è ubicato il tasto "Cambia azienda"

Facciamo un click su suddetto pulsante, in questo modo compare automaticamente la lista più o meno grande delle aziende a cui abbiamo accesso

 

Infine poniamo il cursore del mouse sull'azienda di nostro interesse e facendo un click il sistema ci porta nella sua area di lavoro.

 

Possiamo cambiare azienda seguendo questa procedura infinite volte, in qualsiasi momento, in qualsiasi sezione di PrimaNota.

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FAQ PrimaNota

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In questa sessione ci occuperemo delle FAQ (frequently asked question) ovvero delle domande più frequenti degli utenti:

  1. come effettuare il Login;
  2. come cambiare password;
  3. come configurare le Opzioni utente;
  4. come disconnettersi;
  5. come cambiare azienda;

  6. come configurare i dati aziendali;
  7. come configurare la propria email;
  8. come inserire e gestire gli utenti;
  9. come personalizzare le opzioni di vendita;
  10. come inserire e personalizzare le opzioni generali;

  11. come inserire le aliquote IVA;
  12. come inserire cassa e banche;
  13. come inserire costi e ricavi;
  14. come inserire il Piano dei conti;
  15. come inserire le Righe calcolate;
  16. come inserire i Suffissi documenti;
  17. come inserire i vari tipi di pagamento;
  18. come inserire le varie tipologie di movimento;

  19. come inserire e gestire gli Agenti;
  20. come liquidare le provvigioni;
  21. come inserire i Template di stampa;

  22. come inserire un cliente/fornitore;
  23. come inserire l'anagrafica di un cliente/fornitore;
  24. come inserire le sedi di un cliente/fornitore;
  25. come inserire i rapporti commerciali col cliente/fornitore;
  26. come inserire le email cliente/fornitore;
  27. come visualizzare l'Elenco clienti;
  28. come visualizzare l'Elenco fornitori;

  29. come emettere un nuovo DDT - documento di trasporto;
  30. come emettere una nuova Fattura/note di credito;
  31. come emettere una Fatture proforma;
  32. come inserire un ordine cliente;
  33. come inserire un ordine fornitore;
  34. come emettere un Preventivo;
  35. come compilare i Rapporti di intervento;
  36. come compilare le Ricevute;
  37. come registrare gli Arrivi merce;
  38. come registrare le Fatture di acquisto;
  39. come registrare le Note di credito fornitore;

  40. come inserire un nuovo movimento;
  41. come visualizzare l'Elenco movimenti;
  42. come programmare i Centri costo/ricavo;
  43. come visualizzare i Pagamenti;
  44. come controllare il saldo;
  45. come programmare lo Scadenzario;

  46. come inserire le unità di misura;
  47. come inserire i reparti;
  48. come gestire i magazzini;
  49. come inserire i vuoti;
  50. come creare i listini prezzi;
  51. come inserire le categorie articoli;

  52. come rinnovare automaticamente i documenti;
  53. Fattura PA e Split Payment;
  54. come utilizzare PrimaNota per avere un conto economico provvisorio

 

 

 

 

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Fattura PA e Split Payment sul software gestionale in cloud di prima nota cassa.


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Cos'è la FatturaPA

Come riportato sul sito www.fatturapa.gov.it la FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.

La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:

  • il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l' unico accettato dal Sistema di Interscambio;

  • l' autenticità dell'origine e l' integrità del contenuto sono garantite tramite l' apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;

  • la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

Creazione della fattura elettronica

Per poter emettere una fattura elettronica verso la pubblica amministrazione è necessario innanzitutto caricare i dati del cliente ed è fondamentale spuntare la voce “FatturaPA” nella scheda “Rapporti commerciali” dentro la finestra del cliente interessato. Sarà inoltre necessario inserire il codice ufficio (l'indice degli uffici PA è su: www.indicepa.gov.it ed è raggiungibile premendo il pulsante  e l'eventuale riferimento amministrativo che potrebbe essere richiesto da alcune pubbliche amministrazioni.

Una volta caricati i dati del cliente procediamo all'emissione di una nuova fattura.

Numerazione

Le fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione devono avere una numerazione distinta dalle fatture tradizionali. Questo è un requisito necessario ai fini della conservazione sostitutiva, consigliamo pertanto di usare la numerazione con suffisso "/PA", le fatture saranno quindi numerate 1/PA, 2/PA, ... etc. Per cambiare numerazione sarà sufficiente selezionare il valore desiderato dal menù a tendina “Suffisso” situato in alto a destra della schermata. Nota: non va confusa la numerazione della fattura con il progressivo di invio, il quale non è legato al numero fattura.

Documenti di riferimento

Una volta compilate le righe del nostro documento in maniera tradizionale ci portiamo sulla scheda “FatturaPA”. Attenzione: questa scheda è visibile solo per i clienti per i quali è stata inserita la spunta in “FatturaPA” nella scheda “Rapporti commerciali”.

Innanzitutto è richiesta la causale, la quale ci viene fornita dalla pubblica amministrazione. Se invece non è stata fatta un'esplicita richiesta dall'ente il campo non deve essere compilato.

Ogni fatturaPA deve avere uno o più documenti di riferimento che possono essere: ordine di acquisto, contratto, convenzione. Ognuno di questi documenti può essere associato a una o più righe della fattura. Innanzitutto premiamo sul pulsante "+" poi selezioniamo la tipologia che potrà essere ordine di acquisto, contratto o convenzione. Ora vanno inseriti numero documento, data documento nonché gli eventuali codici CIG e CUP forniti dalla pubblica amministrazione interessata. Infine bisogna selezionare le righe della fattura interessate al documento appena inserito. Nel caso di un solo documento nella voce “Dalla riga” sarà selezionato “1” mentre nella voce “Alla riga” sarà selezionato l'ultimo valore disponibile. Premiamo il pulsante "Salva" per salvare i dati relativi al documento di riferimento interessato. La procedura dovrà essere ripetuta per gli altri eventuali documenti. Attenzione che se dopo aver compilato questi campi si modificano le righe della fattura aggiungendone o eliminandone alcune bisognerà correggere i valori “Dalla riga” e “Alla riga” dei documenti di riferimento inseriti. Il riepilogo dei riferimenti è visibile nella tabella a sinistra.

Split Payment (scissione dei pagamenti) e Reverse charge (iversione contabile)

La maggior parte delle fatture emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione è necessario applicare lo "split payment", detto anche "scissione dei pagamenti". Con lo split payment, il versamento dell'Iva (seppur indicata in fattura) è a carico del cessionario/committente, pertanto al soggetto che ha emesso la fattura è dovuto un importo al netto dell'Iva. Lo split payment va applicato solo alle prestazioni non soggette a ritenuta d'acconto.

Per usare lo split payment è necessario selezionare nelle righe del documento una aliquota Iva appartenente alla classe "split payment", se non esiste è necessario inserirla.

Vale lo stesso discorso per il “reverse charge” o “inversione contabile” per il quale va selezionata la giusta aliquota iva.

Suggerimento: per facilitare l'operazione di fatturazione, si consiglia di selezionare direttamente nella scheda "Rapporti commerciali" del Cliente l'aliquota Iva predefinita da usare nei documenti.

Emissione FatturaPA in formato Xml

Una volta salvata la fattura per generare il file XML bisogna selezionare il documento appena creato e premere il pulsante “FatturaPA” in basso a destra nella barra di stato della schermata principale.

Si aprirà una finestra nella quale sarà visibile il progressivo file: ogni volta che si invia un file al sistema di interscambio il nome dovrà contenere un progressivo differente dai precedenti file inviati. PrimaNota incrementa automaticamente questo valore ad ogni generazione ma è comunque possibile modificarlo. Il sistema di interscambio non accetta l'invio di un file con lo stesso progressivo di uno inviato in precedenza ma non verifica se sono stati saltati dei numeri. L'importante è quindi che il progressivo sia sempre maggiore e va incrementato ad ogni invio, anche nel caso di ritrasmissione di una fattura precedentemente scartata dal sistema di interscambio.

Vanno inoltre indicati il regime fiscale e la causale della ritenuta (in caso la fattura contenga ritenuta d'acconto). Infine abbiamo i dati relativi all'iscrizione REA (provincia e numero iscrizione), il capitale sociale, se si è in presenza di socio unico e se la società è in liquidazione.

Premendo sul pulsante “Genera” si aprirà una finestra contenente il codice XML della nostra fattura. Sarà sufficiente andare su File > Salva con nome per ottenere il nostro file. Il nome del file di ogni fattura sarà formato da CODICE NAZIONE e CODICE FISCALE dell'emittente seguiti dal progressivo file e dall'estensione xml. Esempio: IT01234567891_00025.xml

Il file xml della fattura va firmato elettronicamente, inviato ad SDI (Sistema Di Interscambio) e, se accettato, mandato in conservazione sostitutiva.

Cosa succede dopo l'invio

Queste sono le fasi che seguono l'invio del file XML al SDI:

  1. Controllo di validità ed eventuale scarto da parte di SDI, con invio di notifica al mittente.

  2. Smistamento all'ufficio PA destinatario del documento.

  3. Controllo da parte dell'ufficio PA ed eventuale scarto, con invio di notifica al mittente tramite SDI.

La fattura si ritiene valida e quindi accettata in due casi:

  1. Notifica di esito positivo. L'ufficio PA invia tramite SDI una notifica di esito positivo al trasmittente.

  2. Notifica di decorrenza dei termini. Trascorsi 15 giorni dall'invio, in assenza di una notifica di esito positivo o negativo da parte dell'ufficio PA, SDI considera implicitamente accettata la fattura ed invia al trasmittente la notifica di decorrenza dei termini.

Errori e scarti

Il sistema di interscambio effettua un primo controllo di ogni documento ricevuto e lo scarta immediatamente se il file contiene alcune incongruenze (vedi: elenco di tutti i controlli di SDI).

In caso di dubbi sulla correttezza del file Xml che si sta inviando, è possibile effettuare la verifica on-line con l'apposita procedura fornita da SDI: sdi.fatturapa.gov.it/SdI2FatturaPAWeb/AccediAlServizioAction.do?pagina=controlla_fattura

tale verifica può essere eseguita anche prima di firmare il file, pertanto subito dopo la generazione da parte di PrimaNota Cloud.

 

 

 

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Per modificare la porta su cui è in attesa Desktop remoto, attenersi alla seguente procedura.

 

  1. Avviare l'Editor del Registro di sistema.
  2. Fare clic sulla sottochiave seguente:
    HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\Control\TerminalServer\WinStations\RDP-Tcp\PortNumber

    dopo averla individuata

  3. Nel menu Modifica, fare clic su Modifica, quindi su Decimale.
  4. Digitare il nuovo numero di porta, quindi fare clic su OK .
  5. Chiudere l'Editor del Registro di sistema.
  6. Riavviare il computer.

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